Implementatie van consistente en efficiënte third party due diligence proces

Alain Deladrière & Michel Klompmaker
Op het meest recente Risk & Compliance Congres in Baarn verzorgde Paul Hommes van LexisNexis een van de lunchworkshops. Hij benadrukte het feit dat consolidatie van de belangrijkste due diligence taken veel voordelen biedt.

Uit informatie vanuit de UK (Home Office), blijkt het volgende : ”Due diligence processes and reporting are essential management tools that improve risk identification towards a consistent due diligent process and long-term social, environmental as wells as financial performance”.
Vanuit de Verenigde Staten, USDoJ, SEC zegt men het volgende: ”Businesses may reduce the FCPA associated with third-party agents by implementing an effective compliance program, which includes due diligence of any prospective agents”.
Dan is er nog de Financial Conduct Authority (FCA) in de UK en die constateert dat ”Most firms failed to demonstrate adequate systems and controls for assessing bribery and corruption risks in relation to dealing with and monitoring third party relationships, such as relationships with agents or introducers.”
We hoeven de krant er maar even op open te slaan (of artikelen te lezen op dit Risk & Compliance Platform Europe) en het is duidelijk : grote sommen geld zijn betrokken bij de affaires die geschikt (moeten) worden met de autoriteiten in binnen- èn buitenland. Wat te denken van het meeste recente schandaal in de Europese vrachtwagenindustrie! Ook hier geldt voorkomen is beter dan genezen, zeker daar waar het gaat om reputatie..
Op weg naar een consistent due diligence proces
Paul Hommes: ”De consolidatie van de belangrijkste due diligence tasks biedt inderdaad voordelen op diverse gebieden zoals Regulatory, Business, Reputational en Financial”.
Consistente due diligence processen helpen bij het aantonen van het bestaan van robuuste AML, ABC en sancties compliance programma’s binnen de onderneming en naleving daarvan met bijbehorende industrie standaarden en best practices. Het helpt ook bij de implementatie en het voortdurende onderhoud van een consistent risicogebaseerde benadering, welke schaalbaar is naar bedrijfsgrootte.
Daarnaast biedt het de mogelijkheid tot signalering van duidelijke risk flags en het onderhoud van uitgebreide audit trails. Meer controle en discipline kan uitgevoerd worden door middel van hard codedrole, profielen, instellingen que toelating, incident escalatie en goedkeuringen om de zogenaamde ‘four eyes’ check te ondersteunen.
Business
Goed uitgevoerde due diligence processen verbeteren de snelheid van uitvoering en de voorsprong op de concurrentie, waarbij alle risicoaspecten in het systeem zijn ondergebracht. Efficiënt en gestroomlijnd onboarding ervaringen verbeteren zowel het gevoel als de prestaties bij externe als interne klanten en alle betrokken service levels. Het helpt compliance teams voordelen te behalen en levert een positieve bijdrage aan het zakelijk succes van de business als gevolg van de verbeterde service levels en de verstrekking van een beter, intelligent management informatie systeem, wat direct inzichtelijk is voor de leden van de Board.
Reputatieschade
Consistente due diligence processen beschermen de waarde van het merk en de reputatie van het bedrijf door middel van uitgebreide en consistente due diligence processen om risico’s rond omkoping en corruptie te beperken. Het helpt het bedrijf ethische normen te behouden en te hanteren, inclusief de daarbij behorende gedragscodes.
Financiële schade beperken

Consistente due diligence processen hebben in geval van conflict met de autoriteiten in ieder geval een positief effect. Het helpt boetes, financiële sancties en contractuitsluiting te voorkomen, in ieder geval de mogelijke financiële schade te beperken. Het proces vraagt wel om een regelmatige evaluatie en controle om content overlappingen en onnodige kosten te verminderen.